Ada pola yang hampir selalu muncul sebelum sebuah instansi akhirnya memutuskan pindah dari laporan manual ke dashboard digital. Kami sudah menangani cukup banyak proyek serupa untuk pemerintah dan lembaga publik, dan lima hal ini yang paling sering kami temui di lapangan.
Yang pertama, dan paling umum: laporan bulanan atau triwulanan disusun ulang dari berkas Excel yang tersebar di komputer masing-masing staf. Setiap kali pimpinan minta rekap, staf harus mengumpulkan file dari beberapa bidang, menyamakan format, lalu menghitung ulang totalnya secara manual, padahal datanya sendiri sebenarnya sudah ada sejak awal bulan.
Kedua, tidak ada satu sumber data yang bisa dipercaya semua pihak. Data yang dipegang bidang A sering berbeda dari data bidang B, padahal seharusnya merujuk hal yang sama. Ini terjadi karena tiap bidang mencatat dengan caranya sendiri, tanpa sistem yang menyatukan input sejak awal.
Ketiga, pimpinan baru sadar ada masalah setelah semuanya sudah terlambat. Tanpa dashboard yang menampilkan status secara real-time, hal-hal seperti keterlambatan proses atau backlog permohonan baru ketahuan saat laporan bulanan selesai disusun. Idealnya, masalah semacam itu sudah kelihatan sejak minggu pertama.
Tanda keempat: staf menghabiskan lebih banyak waktu membuat laporan tentang pekerjaan dibanding mengerjakan pekerjaannya sendiri. Kalau ini sudah terjadi, itu tandanya proses pelaporan sudah tidak proporsional dengan substansi kerja yang dilaporkan.
Dan yang kelima, permintaan data dari pihak luar seperti audit, pengawasan, atau instansi vertikal selalu jadi momen panik karena data harus ditelusuri manual dari berkas lama, bukan tinggal difilter dan diekspor dari sistem.
Familiar dengan tiga dari lima hal di atas? Kemungkinan besar instansi Anda sudah siap, bahkan sudah agak terlambat, untuk punya dashboard sendiri. Satu hal yang perlu diluruskan: dashboard yang baik bukan sekadar mengubah tampilan Excel jadi web. Kuncinya ada di alur input data dari sumbernya. Karena itu kami selalu mulai dengan memetakan siapa menginput apa, kapan, dan lewat proses apa, baru merancang dashboard yang mencerminkan alur kerja nyata, bukan alur kerja ideal di atas kertas.